L’articolo 2086 del Codice Civile introduce il concetto di “adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili“. Rivestono un’importanza fondamentale per la gestione di impresa, in quanto l’adozione degli stessi può rivelarsi una scelta strategica che può contribuire al successo dell’impresa nel lungo periodo. Ma vediamo cosa si intende per adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.
Gli adeguati assetti organizzativi
Gli adeguati assetti organizzativi sono l’insieme delle strutture, delle procedure e delle regole che un’azienda mette in atto per gestire in modo efficiente ed efficace le proprie attività. In sostanza, definiscono il modo in cui un’azienda è organizzata, come prendono le decisioni, come controllano i rischi e come garantiscono la conformità alle leggi e ai regolamenti. Questi assetti devono essere “adeguati” alla natura e alle dimensioni dell’impresa, il che significa che devono essere calibrati sulla base delle caratteristiche specifiche di ciascuna realtà imprenditoriale.
Quali sono gli elementi essenziali?
Gli elementi chiave degli adeguati assetti organizzativi includono:
- Struttura organizzativa: Definizione chiara delle responsabilità, delle competenze e delle linee di autorità all’interno dell’impresa.
- Sistemi di controllo interno: Procedure e strumenti per monitorare costantemente l’attività aziendale, identificare eventuali scostamenti dai piani e prevenire errori e frodi.
- Sistema informativo: Raccolta, elaborazione e diffusione tempestiva delle informazioni necessarie per il processo decisionale.
- Sistema di pianificazione: Definizione degli obiettivi aziendali e delle strategie per raggiungerli.
- Sistema di budgeting: Elaborazione e controllo del budget aziendale.
Gli adeguati assetti amministrativi e contabili
All’interno del più ampio concetto di adeguati assetti organizzativi, gli assetti amministrativi e contabili rappresentano la parte specifica che riguarda la gestione quotidiana dell’impresa. Essi definiscono le modalità con cui l’azienda registra, controlla e analizza le proprie operazioni economiche e finanziarie. In sostanza, gli assetti amministrativi e contabili sono l’ossatura su cui si basa la contabilità aziendale e la produzione dei bilanci. Essi garantiscono la corretta rilevazione dei fatti di gestione, la produzione di informazioni affidabili e tempestive per il processo decisionale nonché il rispetto delle norme civilistiche e fiscali.
Quali elementi li costituiscono?
- Sistema contabile: Insieme di procedure e strumenti per la rilevazione, registrazione e classificazione delle operazioni economiche.
- Piano dei conti: Elenco sistematico dei conti utilizzati per la registrazione delle operazioni.
- Documentazione contabile: Tutti i documenti che attestano le operazioni aziendali (fatture, ricevute, banconote, ecc.).
- Procedure contabili: Insieme delle regole e delle modalità con cui vengono svolte le operazioni contabili.
- Controllo interno contabile: Misure adottate per garantire l’accuratezza, l’affidabilità e la completezza dei dati contabili.
- Bilancio d’esercizio: Documento contabile che rappresenta la situazione patrimoniale, finanziaria e economica dell’impresa a una determinata data.
Perché gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili sono importanti?
- Prevenzione della crisi: Consentono di individuare tempestivamente i segnali di difficoltà economica e di attivare le misure necessarie per evitare il fallimento.
- Trasparenza e affidabilità: Assicurano la trasparenza della gestione aziendale e la produzione di informazioni affidabili, utili per gli stakeholder interni ed esterni (azionisti, creditori, amministrazione finanziaria).
- Controllo di gestione: Consentono di monitorare costantemente l’andamento economico dell’impresa, identificando eventuali scostamenti dai budget e dalle previsioni.
- Supporto al processo decisionale: Forniscono informazioni precise e aggiornate per supportare le decisioni strategiche e operative dell’impresa.
- Tutela dei creditori: Garantiscono una gestione trasparente e responsabile dell’impresa, tutelando gli interessi dei creditori.
- Miglioramento della performance aziendale: Contribuiscono a migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali, aumentando la competitività dell’impresa.
- Conformità normativa: Assicurano il rispetto delle numerose norme in materia di contabilità, bilancio e controllo di gestione.
Quali sono le conseguenze della mancata adozione?
La mancata adozione degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili può comportare:
- Difficoltà nel prendere decisioni informate: L’assenza di informazioni contabili affidabili rende difficile valutare la performance aziendale e prendere decisioni strategiche.
- Difficoltà di accesso al credito: Le banche e gli altri istituti di credito sono sempre più attente alla valutazione degli assetti organizzativi delle imprese prima di concedere finanziamenti.
- Responsabilità personale: L’imprenditore può essere chiamato a rispondere personalmente dei danni causati ai creditori in caso di fallimento o di altre procedure concorsuali.
- Responsabilità degli amministratori: In caso di fallimento o di altre procedure concorsuali, gli amministratori possono essere chiamati a rispondere dei danni causati ai creditori in caso di violazione dei loro doveri di vigilanza sulla contabilità.
- Problemi con il fisco: La mancata osservanza delle norme fiscali può comportare sanzioni amministrative e penali.
Conclusione
Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili sono un elemento fondamentale per la gestione sana e trasparente di qualsiasi impresa. Pertanto, investire nella loro implementazione e nel loro continuo miglioramento è un investimento a lungo termine che porta numerosi benefici all’azienda.
