L’errata o incompleta tenuta della contabilità espone a sanzioni anche pesanti
Le modalità di corretta tenuta della contabilità è disciplinata dall’art. 39 DPR nr. 633/73, art. 39 DPR nr. 633/72, art. 22 DPR nr. 600/73 nonché dall’art. 2219 del cod. civ.
Per effetto della Legge nr. 383/2001, non è più obbligatorio (ma resta solo una facoltà) la bollatura e la vidimazione dei libri obbligatori ai fini fiscali e tributari.
Resta comunque l’obbligo della loro corretta tenuta, conservazione e progressiva numerazione. E in esenzione dell’imposta di bollo.
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Pertanto, dal 2001 è soppressa la bollatura e la vidimazione annuale del:
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libro giornale
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libro degli inventari
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registro Iva acquisti
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registro Iva vendite
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registro dei corrispettivi
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registro degli incassi e pagamenti per i professionisti
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registro cronologico delle movimentazioni finanziarie
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registro dei beni in conto deposito o in conto vendita
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registro dei beni in conto lavorazione.
I primi due documenti (libro giornale e libro inventari) sono soggetti alla sola imposta di bollo di 16,00 euro per ogni 100 pagine o frazione.
Per le ditte individuali e le società di persone, tale imposta è raddoppiata (1 marca da bollo da 32,00 euro per ogni 100 pagine o frazione).
Invece, devono essere preventivamente bollati in ogni foglio e numerati progressivamente in ogni pagina dal Registro delle Imprese o da un notaio:
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libro dei soci
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libro delle obbligazioni
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio sindacale
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libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
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libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
E’ inoltre obbligatoria la numerazione e la bollatura di ogni altro libro o registro regolamentato da norme speciali quali (elenco non esaustivo):
- formulario di identificazione dei rifiuti trasportati – D. Lgs. nr. 22/1997 artt. 12 e 18 – DM nr. 145/1998
- registro raccolta/eliminazione di olii usati o esausti – DPR nr. 691/1982 e DM 22/02/1984
- registro-giornale degli incarichi (registro tenuto dalle imprese di consulenza per la circolazione dei mezzi di trasporto) – Legge nr. 264/1991 art. 6
- registro di contabilità lavori pubblici DPR nr. 554/1999 art. 183
Per alcune categorie di soggetti (si tratta, come accennato delle S.p.a., S.r.l., S.a.p.a., comprese quelle consortili anche se in liquidazione) resta in vigore l’applicazione dell’imposta di bollo e della tassa di concessione governativa (TCG).
Infatti, tali soggetti sono obbligati a versare una tassa annuale sulle concessioni governative per la numerazione e bollatura di libri e registri contabili pari a:
- 309,87 euro, se l’ammontare del capitale o del fondo di dotazione non supera l’importo di 516.456,90 euro
- 516,46 euro, se il capitale sociale o il fondo di dotazione supera tale importo.
La data di riferimento per quantificare il capitale sociale o il fondo di dotazione è il 1° gennaio dell’anno per il quale il versamento viene eseguito.
Inoltre, il versamento prescinde dal numero dei libri o registri tenuti e delle relative pagine. Il codice tributo da utilizzare per il versamento della TCG annuale è: 7085.
SANZIONI
Nel caso di irregolare/omessa tenuta/conservazione delle scritture contabili, dei documenti e dei registri previsti dalla normativa in materia di imposte dirette e IVA, ovvero quelli la cui conservazione è comunque imposta da altre disposizioni tributarie, è prevista l’irrogazione di una sanzione amministrativa:
da 1.000 a 8.000 euro
Tale sanzione trova applicazione qualora, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, il soggetto obbligato (società o ditta individuale) si rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza (comma 2 art. D. Lgs. nr. 471/1997).
La sanzione ordinaria è ridotta della metà (da 500 a 4.000 euro) qualora la documentazione mancante è di scarsa rilevanza ai fini dell’accertamento e comunque laddove la documentazione mancante non cagioni ostacolo all’accertamento medesimo.
La sanzione ordinaria è raddoppiata (da 2.000 a 16.000 euro) nel caso in cui, dall’irregolare/omessa tenuta della contabilità, sia stata accertata un’evasione dei tributi diretti e dell’IVA complessivamente superiore, nell’esercizio, a 50.ooo euro euro.
Infine, si ribadisce che la corretta e regolare conservazione della documentazione aziendale è un obbligo imposto dalla normativa civilistica così come dispone l’art. 2220 del cod. civ.:
“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti. ”
Come si evince, l’obbligo di regolare conservazione dei documenti aziendali (10 anni) va ben oltre il termine quinquiennale previsto dalla normativa fiscale in termini di accertamento ordinario (art. 57 DPR nr. 633/72 e art. 43 DPR nr. 600/73 così come modificati dalla Legge nr. 208/2015).
Perciò, per sfuggire ai più gravi reati di bancarotta documentale, si consiglia comunque di conservare i documenti contabili anche oltre il termine ordinario di accertamento fiscale (5 anni).
