Gli Adeguati Assetti Organizzativi, Amministrativi e Contabili art. 2086 Codice Civile: Analisi e Obblighi per l’Imprenditore

L’articolo 2086 comma 2 del codice civile impone all’imprenditore che operi in forma societaria o collettiva il dovere di istituire gli adeguati assetti: un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, con particolare attenzione alla rilevazione tempestiva della crisi e della perdita di continuità aziendale. Questa disposizione, introdotta dal D.lgs. n. 14/2019 che ha varato il Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza (CCII), rappresenta un cambiamento significativo nella gestione imprenditoriale italiana, mirando a prevenire le crisi attraverso un’adeguata organizzazione interna.

Il quadro normativo degli adeguati assetti

L’obbligo di predisporre adeguati assetti organizzativi ha assunto una rilevanza centrale nel sistema normativo italiano. Il legislatore ha voluto sottolineare come il “benessere dell’azienda” sia elemento chiave del tessuto economico e sociale, meritevole di tutela a prescindere dalle parallele aspettative dell’imprenditore. Sebbene l’elemento organizzativo sia da sempre insito nella natura stessa del “fenomeno impresa”, la previsione normativa ha reso questo aspetto un obbligo giuridico specifico.

L’art. 3 del CCII, entrato in vigore nel maggio 2022, rafforza ulteriormente tale obbligo, specificando il contenuto informativo minimo che deve essere garantito ai fini della rilevazione tempestiva della crisi. Questo articolo ha quindi “riempito di contenuto” il secondo comma dell’art. 2086, intervenendo a parificare le misure e gli assetti sul fronte del contenuto informativo richiesto.

 

Finalità degli adeguati assetti

Gli adeguati assetti non sono concepiti esclusivamente in funzione della crisi d’impresa, ma rappresentano un valore in sé, come essenziale ed utile modo di essere e di operare dell’imprenditore. Infatti, attraverso il novellato art. 2086 c.c., il legislatore sollecita l’imprenditore a organizzarsi in modo sempre più strutturale e professionale per:

1. Fronteggiare i rischi di impresa, prevedibili e imprevedibili
2. Rispondere alla crescente complessità del contesto economico-finanziario
3. Tutelare gli amministratori, limitando la loro responsabilità patrimoniale personale
4. Garantire una gestione efficace e tempestiva in caso di crisi aziendale

 

Assetto Organizzativo: Obblighi dell’Imprenditore

L’assetto organizzativo può ritenersi adeguato quando è in grado di garantire il corretto svolgimento delle funzioni aziendali. Esso costituisce la base strutturale dell’impresa e determina come le risorse umane e materiali sono organizzate per raggiungere gli obiettivi aziendali.

 

Obblighi specifici relativi all’assetto organizzativo:

1. Struttura organizzativa chiara e definita:

– Stabilire una separazione e contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni

– Definire chiaramente deleghe e poteri di ciascun ruolo aziendale

– Implementare un’organizzazione gerarchica delle funzioni che consenta di identificare responsabilità e competenze

 

2. Proporzionalità alla natura e dimensioni dell’impresa:

– Garantire che la struttura organizzativa sia proporzionata alle caratteristiche specifiche dell’impresa

– Considerare la complessità operativa dell’azienda nella definizione dell’assetto

– Adattare costantemente l’organizzazione all’evoluzione dimensionale e operativa dell’impresa

 

3. Sistemi di controllo interno e gestione dei rischi:

– Predisporre meccanismi per identificare, valutare e gestire i rischi strategici, operativi e informatici

– Implementare processi di monitoraggio continuo dell’andamento aziendale

– Definire procedure operative standard che riducano il rischio di errori e inefficienze

 

4. Sistema di allerta interna:

– Stabilire ruoli e responsabilità per la rilevazione tempestiva dei segnali di crisi

– Predisporre sistemi che consentano di identificare eventuali squilibri patrimoniali o economico-finanziari

– Implementare meccanismi di escalation per la gestione delle situazioni critiche

 

Assetto Amministrativo: Obblighi dell’Imprenditore

L’assetto amministrativo riguarda l’insieme delle procedure, dei processi e delle politiche che consentono il funzionamento operativo dell’impresa, con particolare attenzione ai flussi informativi e decisionali.

Obblighi specifici relativi all’assetto amministrativo:

1. Processi e procedure amministrative adeguate:

– Definire direttive e procedure standardizzate per garantire la gestione efficiente dell’impresa

– Implementare regole formali per il corretto funzionamento dei processi amministrativi

– Garantire la tracciabilità e la documentazione delle operazioni e delle decisioni aziendali

 

2. Flussi informativi efficienti:

– Assicurare che le informazioni rilevanti fluiscano correttamente tra i vari livelli organizzativi

– Implementare sistemi informativi che supportino efficacemente i processi decisionali

– Garantire che gli organi delegati forniscano informazioni tempestive e adeguate al Consiglio di Amministrazione

– Documentare formalmente le comunicazioni rilevanti tra gli organi societari

 

3. Pianificazione e controllo:

– Elaborare piani strategici, industriali e finanziari adeguati alla complessità aziendale

– Implementare sistemi di budgeting e controllo di gestione per monitorare le performance aziendali

– Effettuare revisioni periodiche dell’andamento gestionale rispetto agli obiettivi prefissati

– Predisporre meccanismi di feedback per l’aggiornamento delle strategie

 

4. Compliance normativa:

– Assicurare il rispetto delle norme di legge e dei regolamenti applicabili al settore di attività

– Implementare procedure specifiche per la compliance aziendale in ambiti rilevanti

– Documentare adeguatamente i controlli effettuati per dimostrare la conformità normativa

 

Assetto Contabile: Obblighi dell’Imprenditore

L’assetto contabile può ritenersi adeguato quando è in grado di rilevare correttamente e tempestivamente i fatti di gestione e fornire periodicamente al management informazioni aggiornate sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’impresa.

 

Obblighi specifici relativi all’assetto contabile:

1. Corretta tenuta della contabilità:

– Garantire la regolare tenuta dei libri e delle scritture contabili obbligatorie

– Assicurare la corretta e tempestiva rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili

– Predisporre un sistema contabile adeguato alla natura e dimensioni dell’impresa

– Utilizzare software gestionale appropriato per le esigenze aziendali

 

2. Reporting economico-finanziario periodico:

– Elaborare report economico-finanziari periodici con cadenze adeguate alla complessità aziendale

– Predisporre bilanci intermedi e situazioni contabili infrannuali con cadenza almeno semestrale

– Garantire che le informazioni contabili siano aggiornate, accurate e attendibili

– Fornire al management informazioni utili per assumere decisioni economiche tempestive

 

3. Monitoraggio degli indicatori economico-finanziari:

– Identificare e monitorare gli indicatori chiave di performance finanziaria (KPI)

– Rilevare tempestivamente eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario

– Verificare costantemente la sostenibilità dei debiti e la capacità dell’impresa di farvi fronte

– Monitorare le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi

 

4. Controllo interno contabile:

– Implementare procedure di controllo interno sulla contabilità e sulla qualità dei dati

– Garantire la separazione dei compiti nelle attività contabili sensibili

– Annotare sistematicamente i controlli effettuati nel sistema informativo aziendale

– Predisporre verifiche periodiche sull’accuratezza delle registrazioni contabili

 

Responsabilità e vigilanza sugli adeguati assetti

L’implementazione degli adeguati assetti implica precise responsabilità per gli organi societari e meccanismi di vigilanza sul loro funzionamento.

Nelle società per azioni e a responsabilità limitata, gli organi delegati “curano che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa”, mentre il Consiglio di Amministrazione valuta l’adeguatezza di tali assetti sulla base delle informazioni ricevute.

Il Collegio Sindacale ha l’obbligo di vigilare “sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento”, con il dovere di segnalare tempestivamente le anomalie riscontrate.

L’inadempimento nell’istituire adeguati assetti può comportare una responsabilità patrimoniale personale degli amministratori e potenziali denunce ex art. 2409 c.c. da parte dei sindaci.

 

Conclusione: l’importanza dell’adeguatezza degli assetti

Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili rappresentano uno strumento fondamentale per garantire la corretta gestione dell’impresa e prevenire situazioni di crisi. Non si tratta di un mero adempimento formale, ma di un sistema integrato che dovrebbe essere parte della cultura aziendale.

Le imprese italiane, e in particolare le PMI, sono chiamate ad un processo di crescita non solo organizzativo ma anche culturale, basato sull’adozione di un modello di governance che favorisca il costante monitoraggio dell’andamento aziendale, la tempestiva rilevazione delle criticità e la previsione di interventi a garanzia della continuità.

Ciò che emerge chiaramente dall’analisi svolta è che l’adeguatezza degli assetti deve essere valutata considerando le specificità dell’impresa, in un’ottica proporzionale che tiene conto della natura e delle dimensioni dell’attività. Non esiste quindi un modello organizzativo standardizzato valido per tutte le realtà imprenditoriali, ma principi guida che devono essere adattati al contesto specifico in cui l’impresa opera.

L’adozione di adeguati assetti rappresenta non solo un obbligo giuridico, ma un’opportunità per migliorare la gestione aziendale, aumentare la resilienza dell’impresa e tutelare tutti gli stakeholder coinvolti, contribuendo così alla stabilità e alla sostenibilità del sistema economico nel suo complesso.

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