Excel è un ottimo strumento che ogni azienda deve saper usare. Almeno nelle sue funzioni principali. Allora, ecco le 10 migliori funzioni utili
Le PMI italiane non possono permettersi grossi investimenti in software personalizzati, perciò rinunciano all’efficientamento di alcuni processi, soprattutto amministrativi per timore di dover investire su di un gestionale di produzione / magazzino / amministrazione eccessivamente oneroso rispetto ai benefici derivati.
Fortunatamente, strumenti come Microsoft Excel possono essere d’aiuto se ben utilizzati.
Microsoft Excel è sicuramente il più famoso foglio elettronico al mondo ed è presente da oramai 32 anni nei personal computer di aziende e professionisti. Eppure, le statistiche rivelano che, nonostante una storia ultratrentennale non è ancora utilizzato al massimo delle sue potenzialità dal 99% delle PMI.
Con questo articolo vogliamo fornire a imprese e professionisti un decalogo delle funzioni excel che coloro i quali lavorano con i numeri non possono non conoscere:
1. CERCA VERTICALE E CERCA ORIZZONTALE
CERCA.VERT(valore; matrice_tabella; indice; [intervallo])
- CERCA.VERT consente di cercare un testo o un numero nella prima colonna di una tabella e restituire i valori delle celle presenti a destra sulla stessa riga
- CERCA.VERT (così come CERCA.ORIZZ) è sicuramente la funzione di Excel più utilizzata in quasi tutti gli uffici.
2. FILTRO AUTOMATICO
Il filtro automatico di Excel permette di selezionare alcuni criteri di ricerca e filtrare solo quei dati che soddisfano i criteri indicati. Nelle ultime versioni di Excel la funzione è stata migliorata rispetto alla sua prima apparizione su Excel 2003 permettendo di selezionare più voci dal menu a tendina che appare nella testa delle colonne.
3. GIORNO, MESE E ANNO
GIORNO(num_seriale); MESE (num_seriale); ANNO(num_seriale)
Chi lavora con versioni di Excel precedenti alla 2007 non dispone della funzione di filtro per anno o per mese. Una rapida ed efficace soluzione a questo problema sta nell’aggiunta di due colonne al foglio che si sta utilizzando. Attraverso le funzioni MESE ed ANNO è possibile avere un campo contenente questi due dati e quindi filtrare i dati per mese ed anno.
4. SOMMA.SE
SOMMA.SE(intervallo_celle;”criterio”;somma_intervallo)
Attenzione: Questa funzione è disponibile solo per Excel 2007 e le versioni più recenti.
Una tabella può presentarsi come un elenco di dati che non devono obbligatoriamente essere collegati tra loro. Se l’elenco è lungo, potrebbe risultare difficile trovare gli elementi uguali per sommarli uno ad uno. Si può allora chiedere a Excel di trovare determinate celle e di sommarle grazie alla formula.
5. TABELLA PIVOT
I dati da maneggiare sono solitamente molto estesi ed i file contengono informazioni disaggregate. Per questo è essenziale poterli sintetizzare tramite alcuni valori chiave come la media, la somma, il valore massimo o il valore minimo.
Buona parte dei risultati ottenibili con una tabella pivot sono raggiungibili anche tramite la funzione SOMMA.SE che, come si intuisce facilmente dal nome, somma le celle di un intervallo che soddisfano uno o più criteri indicati.
6. FORMATTAZIONE CONDIZIONALE
Questa funzionalità, che con le ultime versioni di Excel ha conosciuto un forte sviluppo, serve per evidenziare le celle di un intervallo che rispettano determinati criteri.
Per esempio, è possibile evidenziare automaticamente con un motivo rosso tutte le celle della colonna A maggiori o uguali a 1.000.
7. STRINGA.ESTRAI
STRINGA.ESTRAI(Testo; Inizio; Num_caratt)
La funzione di testo STRINGA.ESTRAI consente di estrarre una parte del contenuto di una cella testuale, specificando la posizione del carattere da cui partire e il numero di caratteri da estrarre.
8. TESTO IN COLONNE
La funzione Testo in colonne ci permette di risparmiare molto tempo impaginando automaticamente i dati provenienti da altre fonti (principalmente testi in formato PDF). È molto frequente che i software gestionali permettano di esportare dati in formato PDF, risulta dunque utile poter immettere velocemente questi dati in un foglio di calcolo per poterli maneggiare agevolmente e analizzarli all’occorrenza.
9. TASTI DI SCELTA RAPIDA DA TASTIERA
Per velocizzare le operazioni con Excel è importante conoscere qualche scorciatoia da tastiera:
- CTRL + X: taglia - CTRL + Z: annulla - CTRL + C: copia - CTRL + V: incolla - Tasto Windows + D: mostra desktop, premendo la stessa combinazione nuovamente si torna alla videata precedente - CTRL + click dx mouse: permette di selezionare diverse celle (una ad una) - SHIFT + click dx mouse: permette di selezionare diverse celle (cliccando solo sugli estremi) - CTRL + SHIFT + tasti freccia: permette di selezionare tutte le celle di un dato intervallo (in un foglio vuoto si salta all’ultima cella del foglio) - INVIO: il cursore si sposta nella cella sotto - SHIFT + INVIO: il cursore si sposta nella cella sopra - TAB: il cursore si sposta nella cella a destra - SHIFT + TAB: il cursore si sposta nella cella a sinistra - ALT + TAB: ci si sposta tra le diverse applicazioni aperte - ALT + SHIFT + TAB: come il precedente ma il cursore si sposta in senso opposto - CTRL + TAB ci si sposta tra le diverse finestre della stessa applicazione
10. MACRO
Saper scrivere delle macro in VBA è sicuramente apprezzato in azienda e utile per automatizzare alcune delle operazioni che svolgi tutti i giorni, quindi risparmiare tempo prezioso. Programmare in VBA non è immediato ma per iniziare basta riuscire a registrare macro utilizzando il registratore di macro di Excel.
(articolo a cura di Luca Presta)